Declaración de privacidad ACT Commodities
DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD
Esta es la Declaración de Privacidad de ACT Commodities Group B.V., con domicilio social en Strawinsklylaan 3127 (1077 ZX) en Ámsterdam, Países Bajos, así como de sus grupos operativos, filiales y subsidiarias, en lo sucesivo denominadas conjuntamente: «ACT», «nosotros», «nos» o «nuestro». Sus datos personales son procesados y compartidos dentro del grupo ACT de la forma que describe en esta Declaración de Privacidad.Cuando en el presente Aviso de Privacidad se menciona «ACT», «nosotros», «nos» o «nuestro», ACT se refiere a la empresa ACT, que decide sobre los fines y medios del tratamiento de sus datos personales con arreglo a la presente Declaración de Privacidad. Si tiene alguna duda acerca de la empresa ACT específica que controla sus datos personales en una circunstancia determinada, póngase en contacto con nuestro punto central de contacto del grupo ACT utilizando los datos facilitados en la sección 7 de la presente Declaración de Privacidad. En la presente Declaración de Privacidad se describe cómo manejamos los datos personales, lo cual llevamos a cabo con el máximo cuidado posible.
La presente Declaración de Privacidad se aplica al tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, potenciales clientes, solicitantes y otras personas que visiten nuestro sitio web (https://www.actcommodities.com/) o se pongan en contacto con nosotros.
Todo tratamiento de sus datos personales está sujeto a los requisitos aplicables derivados del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) («RGPD»), así como a la ley holandesa de implementación del RGPD, y/o a cualquier ley y normativa local aplicable en materia de protección de datos personales (denominadas colectivamente «Leyes de protección de datos»).
Datos personales de (contactos con) clientes
Tratamos los datos de contacto (nombre, nombre de empresa, número de teléfono, correo electrónico) de nuestros contactos con nuestros clientes para ejecutar pedidos para nuestros clientes y para contactar con ellos en el contexto de los mismos. También utilizamos estos datos para facturar nuestras actividades. El tratamiento de los datos de los contactos se basa legalmente en el interés legítimo de ACT (ya que los contactos no son, en sentido estricto, parte del contrato entre ACT y los clientes). Esto difiere para los clientes que son personas físicas (p. ej., trabajadores autónomos sin empleados). El tratamiento de sus datos es necesario en el contexto de la ejecución del contrato con los clientes.
Grabamos las conversaciones telefónicas con contactos de clientes realizadas en la sala de comercialización y las realizadas por el equipo de operaciones de nuestro departamento de Combustibles con el fin de registrar pruebas de las operaciones y mejorar nuestros servicios. Este tratamiento es necesario en vista del interés legítimo de ACT de ser capaz de demostrar que se dio una orden para la transacción y garantizar la transparencia de nuestra comunicación con los clientes.
We process the contact details (name, company name, telephone number, email) of contacts at prospective and former clients to contact them in order to offer our services to them, and to send Tratamos los datos de contacto (nombre, nombre de empresa, número de teléfono, correo electrónico) de contactos de clientes potenciales y antiguos para ponernos en contacto con ellos con el fin de ofrecerles nuestros servicios y enviarles felicitaciones. Tratamos estos datos personales en vista de nuestro interés legítimo de realizar nuestras actividades y conseguir nuevos pedidos. También utilizamos fuentes de acceso público para obtener datos de contacto de clientes potenciales.
Si se pone en contacto con nosotros a través del formulario de contacto de nuestro sitio web, por correo electrónico, redes sociales o teléfono, trataremos los datos que nos facilite. Estos suelen incluir el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono, así como el contenido del contacto (p. ej., una pregunta). Utilizamos esta información, cuando procede, para contactar con la persona en cuestión, p. ej., para responder a una pregunta. Es posible que añadamos estos datos a nuestros archivos de clientes potenciales (véase más arriba). Tratamos estos datos personales en vista de nuestro interés legítimo de realizar nuestras actividades y conseguir nuevos pedidos.
Tratamos los datos personales que nos facilitan futuros empleados o que obtenemos a través de una agencia de contratación o de LinkedIn. Esto puede incluir información básica y de contacto (como nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono), información para la contratación (como CV y toda la información que contenga) e información publicada en LinkedIn.
Por último, procesamos información sobre los visitantes de nuestro sitio web (o, más bien, sobre su dispositivo móvil), instalando cookies cada vez que visitan nuestro sitio web. Esta información incluye, por ejemplo, las páginas que visita, la dirección IP de su dispositivo, el tipo de sistema operativo que utiliza, información de red de su tipo de navegador y el tráfico hacia y desde nuestro sitio web. La base jurídica para ello es el consentimiento que pedimos a cada visitante en su primera visita a nuestro sitio web (para cookies publicitarias y no respetuosas con la privacidad) y nuestro interés legítimo (para cookies analíticas funcionales y respetuosas con la privacidad). Puede retirar su consentimiento y/o oponerse al tratamiento de sus datos personales sobre la base de nuestro interés legítimo, respectivamente, en cualquier momento. Consulte nuestra declaración sobre cookies para obtener más información sobre las cookies que instalamos.
En principio, solo conservaremos sus datos personales el tiempo necesario para los fines indicados en esta Declaración de Privacidad y de conformidad con las obligaciones legales (locales). Una vez transcurrido el periodo de conservación, eliminaremos o anonimizaremos sus datos personales, a menos que tengamos que conservar los datos para uno o más fines. En ese caso, nos aseguraremos de que sus datos personales solo sean accesibles para dicho fin.
Como norma, conservamos los datos personales de nuestras personas de contacto con los clientes durante dos años después de la última transacción con el cliente. Conservamos nuestra administración, incluidas facturas y otros documentos que incluyen los datos personales de las partes, durante un periodo de siete años después del cierre del ejercicio financiero, con el fin de cumplir con nuestra obligación legal de conservación con fines tributarios.
Las grabaciones de las conversaciones en la sala de comercialización se conservan hasta que la información deja de ser necesaria, con un periodo mínimo de conservación de cinco años.
Los datos personales de los clientes potenciales se suprimen a solicitud del interesado o, en última instancia, un año después de la última comunicación con la persona en cuestión.
Conservamos otros datos de contacto durante un año desde el último contacto o hasta que se nos envíe una solicitud para suprimirlos.
La información sobre los candidatos que no son contratados se conserva hasta cuatro semanas tras la finalización del proceso de presentación de candidatura. En caso de que dé su consentimiento, sus datos se almacenarán durante un periodo de un año, para que podamos tenerle en cuenta para futuras vacantes. Estos plazos son necesarios para poder evaluar la solicitud del candidato, crear una reserva de talentos que sea de gran valor para nosotros y, posiblemente, contactar con el candidato sobre futuras oportunidades de acuerdo con esta Declaración de Privacidad.
Los datos personales que recopilemos sobre usted como visitante del sitio web no se conservarán más tiempo del necesario. Los periodos de conservación aplicables se indican en nuestra declaración de cookies.
Cuando sea necesario para los fines especificados anteriormente, puede que también compartamos datos personales dentro del grupo ACT de filiales y subsidiarias, y con terceros que se encuentran fuera del Espacio Económico Europeo («EEE»).
Compartimos sus datos personales internamente y con terceros en las siguientes circunstancias:
- Dentro del grupo ACT de filiales y subsidiarias.
- Los datos personales se almacenan electrónicamente y pueden incluirse en correos electrónicos que enviamos o recibimos, por lo que también son almacenados (y tratados) por nuestros proveedores de TIC. Hemos suscrito acuerdos de tratamiento de datos con estos proveedores en los que se estipula como mínimo el mismo nivel de seguridad y fiabilidad que usted puede esperar de nosotros mismos.
- Con otros proveedores de servicios que pudieran tratar sus datos personales en nuestro nombre en el contexto de la prestación de sus servicios. Hemos suscrito acuerdos de tratamiento de datos con estos proveedores en los que se estipula como mínimo el mismo nivel de seguridad y fiabilidad que usted puede esperar de nosotros mismos.
- También podemos compartir datos con empresas que realizan para nosotros encuestas de satisfacción del cliente.
- Los datos de reclutamiento y presentación de candidaturas se almacenan en nuestro software de contratación de Greenhouse Software, Inc., un proveedor de servicios en la nube con sede en los Estados Unidos de América contratado por ACT para ayudar a gestionar el proceso de contratación en nombre de ACT. Cuando un candidato pasa a la siguiente fase del procedimiento de presentación de candidaturas, sus datos personales también pueden compartirse con una agencia de evaluación y, en caso necesario y previa consulta, con Validata Group B.V. (D/B/A CV-OK), la agencia que se encarga de llevar a cabo las evaluaciones por nosotros. CV-OK dispone de una licencia de la Autoridad de Protección de Datos neerlandesa para procesar datos penales (en caso necesario). Los datos recogidos a través de cookies son procesados por los proveedores de dichas cookies. Consulte nuestra declaración sobre cookies para más información.
- También podemos compartir los datos personales de las personas de contacto de los clientes con terceros cuando es necesario para ejecutar su pedido. Por ejemplo, podemos compartir sus datos con vendedores o reguladores (cuando sea necesario).
- Con nuestros asesores externos, como auditores, consultores, abogados y nuestro contable. Nuestro contable, por ejemplo, puede tener acceso a los datos personales de las personas de contacto de los clientes.
- En caso de ser requerido por la ley, una orden judicial u otro proceso legal, por ejemplo, por las fuerzas del orden u otros organismos gubernamentales, para establecer o ejercer nuestros derechos legales o en relación con una transacción corporativa.
- Con otros terceros, si ha dado su consentimiento o si ello resulta de una disposición legal.
Hemos adoptado una estricta política de seguridad que incluye medidas técnicas y organizativas adecuadas, para proteger sus datos personales contra pérdidas, abusos y accesos no autorizados por parte de terceros. Aplicamos una estricta autorización de acceso, tanto online como offline, realizamos periódicamente copias de seguridad de nuestros servidores y nuestras conexiones son seguras. Nuestros servidores se encuentran en los Países Bajos.
Como interesado, tiene una serie de derechos que puede ejercer en el contexto de nuestro tratamiento de sus datos personales:
- Derecho de acceso. Tiene derecho a recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y a conocer los detalles de cómo los utilizamos. Normalmente, le proporcionaremos sus datos personales de forma digital o le ofreceremos la posibilidad de verlos en nuestras instalaciones. Antes de facilitarle la información solicitada, podríamos exigirle una prueba de su identidad.
- Derecho de rectificación. Tomamos medidas razonables para garantizar que la información que tenemos sobre usted sea exacta y completa. No obstante, si creyese que no es así, tiene derecho a solicitar la modificación de cualquier dato personal incompleto o inexacto que tratemos sobre usted.
- Derecho de supresión. Tiene derecho a pedirnos que borremos sus datos personales, por ejemplo, cuando los datos personales ya no sean necesarios para el fin original para el que se recogieron, cuando los datos personales hayan quedado obsoletos o cuando retire su consentimiento a los fundamentos en los que se procesan los datos. No obstante, esto deberá sopesarse en relación con otros factores. Por ejemplo, puede que no podamos atender su solicitud debido a determinadas obligaciones legales o reglamentarias.
- Derecho a la limitación del tratamiento. En determinadas circunstancias, tiene derecho a pedirnos que dejemos (temporalmente) de utilizar sus datos personales, por ejemplo, cuando considere que los datos personales que tenemos sobre usted pueden ser inexactos o cuando crea que ya no necesitamos utilizar sus datos personales.
- Derecho a la portabilidad de los datos. Tiene derecho a solicitarnos que transfiramos los datos personales que nos ha facilitado a un tercero de su elección. Este derecho solo podrá ejercerlo cuando nos haya facilitado los datos personales y cuando estemos tratando esos datos de manera automatizada basándonos en su consentimiento o para cumplir nuestras obligaciones derivadas de un contrato con usted.
- Derecho de oposición. Tiene el derecho de oponerse al tratamiento basado en nuestros intereses legítimos. Para fines basados en nuestros intereses legítimos, dejaremos de tratar los datos personales sobre esa base cuando presente una objeción, a menos que tengamos un motivo legítimo y convincente para el tratamiento.
- Derechos relativos a la toma de decisiones individuales automatizadas. Tiene derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en usted o le afecte de manera significativa de forma similar. Si ha sido objeto de una decisión automatizada y no está de acuerdo con el resultado, puede ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos indicados a continuación y pedirnos que revisemos la decisión.
- Derecho a retirar su consentimiento. Podemos solicitarle su consentimiento para procesar sus datos personales en casos específicos. Si lo hacemos, tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. Tras la retirada de su consentimiento, ACT interrumpirá lo antes posible cualquier tratamiento posterior. No obstante, esto no afecta a la legalidad del tratamiento previo a la retirada del consentimiento.
Si no está satisfecho con la forma en que hemos tramitado su reclamación o si prefiere no presentarla ante nosotros, también puede presentar una reclamación ante la Autoridad neerlandesa de protección de datos (Autoriteit Persoonsgegevens), a través del sitio web www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Si, después de leer esta Declaración de Privacidad, tiene alguna pregunta sobre cómo una o más entidades del grupo ACT manejan sus datos personales o si desea ejercer sus derechos en virtud de las Leyes de Protección de Datos o quiere presentar una queja sobre el uso que hacemos de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro punto de contacto central del grupo ACT a través del número de teléfono +31(0)20-2199268 o por correo electrónico a HStrikwerda@actcommodities.com.
En ocasiones pueden producirse cambios en nuestro tratamiento de sus datos personales o en la legislación aplicable. En ese caso, podríamos modificar la presente Declaración de Privacidad. En caso de cambios importantes, publicaremos una versión actualizada en el sitio web y/o le informaremos (en la medida de lo posible) de dichos cambios por correo electrónico.