개인정보 취급방침 ACT Commodities

개인정보 취급방침

본 개인정보 취급방침은 네덜란드 암스테르담의 Strawinsklylaan 3127(1077 ZX)에 설립된 ACT Commodities Group B.V.와 그 운영 그룹, 계열사, 자회사를 위한 것으로, 이하 총칭하여 "ACT", "당사", "당사를" 또는 "당사의"라고 합니다. 귀하의 개인 정보는 본 개인정보 취급방침에 설명된 방식에 따라 ACT 그룹에서 처리되고 공유됩니다.


본 개인정보 취급방침에서 "ACT", "당사", "당사를" 또는 "당사의"가 언급될 때 ACT는 본 개인정보 취급방침에 따라 귀하의 개인 정보를 처리하는 목적과 수단을 결정하는 ACT 기업을 의미합니다. 해당 ACT 기업이 특정 상황에서 귀하의 개인 정보를 관리하는지 의문이 드는 경우 본 개인정보 취급방침 제7절에 나와 있는 연락처 정보로 ACT 그룹 핵심 연락 담당자에게 문의해 주시기 바랍니다. 본 개인정보 취급방침에는 당사가 모든 주의를 기울여서 개인 정보를 처리하는 방법이 명시되어 있습니다.


본 개인정보 취급방침은 당사 고객, 잠재 고객, 지원자와 당사 웹사이트(https://www.actcommodities.com/)를 방문하거나 당사에 문의하는 기타 개인의 개인 정보를 처리하는 일에 적용됩니다.


귀하의 개인 정보 처리에는 개인 정보 처리와 관련된 자연인 보호와 그러한 개인 정보의 자유로운 이동에 대해 규정하고 지침 95/46/EC를 폐지하는 2016년 4월 27일 자 유럽 의회 및 유럽 이사회 규정(EU) 2016/679(일반 개인 정보 보호 규정)(이하 "GDPR")와 네덜란드 GDPR 시행법 및/또는 해당 지역의 개인 정보 보호법과 규정(총칭하여 "개인 정보 보호법"이라고 함)에 따른 해당 요구 사항이 적용됩니다.


1.  당사는 어떤 개인 정보를 어떤 목적과 법적 근거로 처리합니까?

고객(연락 담당자) 개인 정보

당사는 고객 주문을 이행하고 이 과정에서 해당 고객에게 연락하기 위한 목적으로 고객 연락 담당자의 연락처 정보(이름, 회사명, 전화번호, 이메일)를 처리합니다. 연락처 정보를 사용하여 당사가 수행하는 활동에 대한 비용도 청구합니다. 처리되는 연락처 정보는 법적으로 ACT의 적법한 이익을 근거로 합니다(엄밀히 말해서 연락 담당자는 ACT와 고객 간에 체결된 계약 당사자가 아니기 때문입니다). 이는 자연인인 고객(예: 직원을 두고 있지 않은 자영업자)의 경우에는 다릅니다. 고객과 계약을 체결하는 과정에서 개인 정보를 처리합니다.


당사는 또한 크리스마스 카드를 보내거나 생일 축하 인사를 보내는 등 고객과의 관계를 관리하는 과정에서 고객의 연락처 정보를 사용합니다. 해당 목적으로 고객 연락 담당자의 생년월일을 처리할 수도 있습니다. 이러한 처리는 ACT가 고객과 좋은 관계를 유지하기 위한 적법한 이익을 달성하는 데 필요합니다.


마지막으로, 당사는 때에 따라 고객 만족도 설문 조사를 실시하기 위해 고객 연락처 정보를 사용합니다. 물론 고객이 해당 설문 조사에 참여할 의무는 없습니다. 이러한 처리는 ACT가 서비스를 향상하기 위한 적법한 이익을 달성하는 데 필요합니다.


트레이딩룸에서 이루어지는 대화 내용 녹음

당사는 거래 증명을 등록하고 서비스를 향상하기 위해 트레이딩룸에서 이루어지는 통화 내용과 연료 담당 부서의 운영팀이 고객 연락 담당자와 나눈 통화 내용을 녹음합니다. 이러한 처리는 ACT가 거래 주문이 이루어졌음을 증명하고 고객과 의사소통할 때 투명성을 보장하기 위한 적법한 이익을 달성하는 데 필요합니다.


잠재 고객의 개인 정보

당사는 서비스를 제공하고 연휴 인사를 보내기 위한 목적으로 연락을 취하기 위해 잠재 고객과 이전 고객 연락 담당자의 연락처 정보(이름, 회사명, 전화번호, 이메일)를 처리합니다. 당사는 활동을 수행하고 새 주문을 받기 위한 적법한 이익을 달성할 때 해당 개인 정보를 처리합니다. 또한 공개적으로 이용 가능한 소스를 활용하여 잠재 고객의 연락처 정보를 얻습니다.


문의하기

당사는 당사 웹사이트 문의 양식, 이메일, 소셜 미디어, 전화로 문의를 받는 경우 당사에 제공된 개인 정보를 처리합니다. 이러한 개인 정보에는 일반적으로 이름, 이메일, 전화번호, 문의 내용(예: 질문)이 포함됩니다. 당사는 질문에 답변하는 등 관련 있는 경우 당사자에게 연락을 취하기 위해 해당 정보를 사용합니다. 이 개인 정보를 잠재 고객 파일에 추가할 수도 있습니다(상기 참조). 당사는 활동을 수행하고 새 주문을 받기 위한 적법한 이익을 달성할 때 해당 개인 정보를 처리합니다.


채용  지원 절차

당사는 채용 후보자가 당사에 제공하거나 채용 대행업체 또는 Linkedin을 통해 얻은 개인 정보를 처리합니다. 이러한 개인 정보에는 연락처 및 기본 정보(예: 이름, 주소, 이메일, 전화번호), 채용 정보(예: 이력서, CV와 여기에 포함된 모든 정보), Linkedin에 게시된 정보가 포함될 수도 있습니다.


면접 요청을 받은 지원자의 경우 상기 정보 외에도 지원자가 당사에 제공하는 기타 모든 정보를 처리합니다. 이러한 정보에는 지원 과정 중 귀하와 당사 간에 주고받은 서신을 포함하여 학력, 경력, 참고인 정보가 포함될 수도 있습니다.

당사는 제2차 지원 절차 목적에 따라 지원자가 조직에 적합한 인재인지 결정하기 위해 인성 검사 정보와 동기, 재능, 역량에 관한 정보를 처리할 수 있습니다.


지원 절차의 마지막 단계에서는 특히 외부 기관에 의뢰하여 신념과 언행이 일치하는지를 검토하거나 인성 검사를 실시하는 과정에서 지원자를 심사하도록 하여 사전 고용 심사를 수행할 수도 있습니다. 이 심사 과정에는 행동 증명서(Verklaring Omtrent het Gedrag)를 획득하는 것이 포함됩니다. 당사는 해당 직무에 필요한 경우에만 심사를 실시합니다. 심사는 매우 안전하며 그 과정에서 모든 주의를 기울이고 지원자를 배려합니다.


채용 및 지원 절차 과정에서 개인 정보를 처리하는 법적 근거는 이러한 처리가 계약을 체결하고 ACT가 신입 직원을 채용하기 위한 적법한 이익을 달성하는 데 필요한 단계라는 것입니다. 현재 지원한 직무에 채용되지 않은 경우 향후 ACT에서 다른 (유사) 직무가 발생할 때 다시 연락을 취할 수도 있습니다. 이를 위한 법적 근거는 귀하가 동의하는 것입니다.


지원자가 면접을 보러 사내에 방문하는 경우 보안 카메라(CCTV)에 찍힌 귀하의 모습이 담긴 영상도 처리합니다. 당사는 사내 내부 무결성, 접근 통제, 보안을 유지하기 위한 적법한 이익을 달성할 때 해당 정보를 처리합니다.


웹사이트 방문자

마지막으로, 당사는 방문자가 당사 웹사이트를 방문할 때마다 쿠키를 배치하여 웹사이트 방문자 정보(또는 웹사이트 방문자의 모바일 기기 정보)를 처리합니다. 예를 들어 이러한 정보에는 방문 페이지, 기기의 IP 주소, 사용하는 운영 체제 유형, 브라우저 유형의 네트워크 정보, 웹사이트를 오가는 트래픽이 포함됩니다. 이를 위한 법적 근거는 각 방문자가 웹사이트를 처음 방문할 때 요청하는 동의(비 개인 정보 보호 친화적 쿠키와 광고 쿠키)와 당사의 적법한 이익(기능 쿠키와 개인 정보 보호 친화적 분석 쿠키)입니다. 귀하는 언제든지 당사의 적법한 이익에 근거하여 개인 정보 처리 동의 및/또는 거부를 철회할 수도 있습니다. 당사가 배치하는 쿠키에 대한 자세한 내용은 쿠키 정책을 참조하시기 바랍니다.


2.  당사는 개인 정보를 얼마 동안 보관합니까?

원칙적으로는 본 개인정보 취급방침에 명시된 목적을 달성하고 (현지) 법률상의 의무를 이행하는 데 필요한 기간 동안만 개인 정보를 보관합니다. 보관 기간이 만료되면 하나 이상의 다른 목적으로 개인 정보를 보관해야 하는 경우를 제외하고는 개인 정보를 삭제하거나 익명화합니다. 그러한 경우 다른 목적으로만 개인 정보에 접근할 수 있도록 보장합니다.


고객과 연락 담당자의 개인 정보

원칙적으로는 해당 고객과의 최종 거래가 완료된 후 2년 동안 고객 연락 담당자의 개인 정보를 보관합니다. 당사는 과세 목적을 위한 법정 보관 의무를 이행하기 위해 회계 연도 종료 후 7년 동안 당사자의 개인 정보가 포함된 송장과 기타 문서를 포함한 행정 업무 서류를 보관합니다.


트레이딩룸에서 이루어지는 대화 내용 녹음

트레이딩룸에서 이루어지는 대화 내용 녹음은 해당 정보가 더 이상 필요하지 않을 때까지 보관되며 최소 보관 기간은 5년입니다.


잠재 고객의 개인 정보

잠재 고객의 개인 정보는 개인 정보 주체의 요청이 있을 때 삭제되거나 당사자와 최종적으로 의사소통한 후 1년이 지나면 삭제됩니다.


기타 연락처 정보

당사는 최종 연락 후 1년 동안 또는 귀하가 삭제 요청을 제출할 때까지 기타 연락처 정보를 보관합니다.


채용  지원 절차

채용되지 않은 지원자 정보는 지원 과정이 종료된 후 4주까지 보관됩니다. 귀하가 동의한 경우 향후 공석이 생길 때 연락을 취할 수 있도록 1년 동안 개인 정보를 보관합니다. 이러한 조건은 당사가 본 개인정보 취급방침에 따라 지원자가 제출한 지원서를 평가하고, 당사에 큰 가치가 있는 인재 풀을 만들고, 향후 채용 기회가 발생할 때 지원자에게 연락을 취하는 데 필요합니다.


CCTV 영상의 경우 개인 정보를 최대 4주 동안 보관합니다. 이 기간이 지나면 사건이나 만일의 사태와 관련하여 영상이 필요한 경우를 제외하고는 개인 정보가 자동으로 삭제됩니다. 이와 관련하여 더 이상 필요하지 않으면 개인 정보를 삭제합니다.


방문자의 개인 정보

당사가 웹사이트 방문자를 대상으로 수집하는 개인 정보는 필요한 기간을 초과하여 보관되지 않습니다. 적용 가능한 보관 기간은 쿠키 정책에 명시되어 있습니다.


특정 보관 기간에 대해 궁금한 점이 있으면 아래에 나와 있는 연락처 정보로 당사에 문의해 주시기 바랍니다.


3.   당사는 개인 정보를 어디에 저장하고 전송합니까?

당사는 상기 목적을 위해 필요한 경우 계열사와 자회사로 구성된 ACT 그룹과 유럽 경제 지역(이하 "EEA") 외부에 있는 제3자와 개인 정보를 공유할 수도 있습니다.


당사는 2021년 6월 4일 자 위원회 결정(EC 2021/914C)에서 유럽 위원회가 승인한 표준 계약 조항과 기타 관련 법률에 근거하여 계열사와 자회사로 구성된 ACT 그룹 내에서 모델 계약을 체결했습니다.


당사가 개인 정보를 EEA 외부에 있는 제3자에게 전송하는 경우 GDPR에 따라 개인 정보 주체로서 귀하의 권리와 자유를 적절한 수준으로 보호하는 적절한 보호 조치를 적용합니다. 예를 들어 GDPR 제45조에 따라 유럽 위원회가 채택한 적정성 결정에 의존하거나, 유럽 위원회가 발행한 개인 정보 전송에 대한 표준 계약 조항에 근거하여 계약을 체결하거나, GDPR 제46~49조에 규정된 기타 적절한 보호 조치를 취합니다.


개인 정보의 국외 전송에 대한 추가 정보를 받으려면 본 개인정보 취급방침 하단에 나와 있는 연락처 정보로 당사에 문의해 주시기 바랍니다.

4.   당사는 개인 정보를 누구와 공유합니까?

당사는 다음과 같은 상황에서 개인 정보를 내부적으로 그리고 제3자와 공유합니다.
  • 계열사와 자회사로 구성된 ACT 그룹 내부에서 공유합니다. 
  • 개인 정보가 전자적으로 저장되고 당사가 발송하거나 수신하는 이메일에 포함될 수 있으며 결과적으로 ICT 공급업체에 의해 저장(및 처리)됩니다. 당사는 귀하가 당사에 기대할 수 있는 것과 적어도 동일한 수준의 보안과 신뢰성을 규정하는 해당 공급업체와 개인 정보 처리 계약을 체결했습니다.
  • 서비스를 수행하는 과정에서 당사를 대신하여 귀하의 개인 정보를 처리할 수 있는 기타 서비스 공급업체와 공유합니다. 당사는 귀하가 당사에 기대할 수 있는 것과 적어도 동일한 수준의 보안과 신뢰성을 규정하는 해당 공급업체와 개인 정보 처리 계약을 체결했습니다.
  • 당사는 당사를 대신하여 고객 만족도 설문 조사를 실시하는 회사와 개인 정보를 공유할 수도 있습니다.
  • 채용 및 지원 정보는 미국에 위치해 있으며 ACT를 대신하여 채용 과정을 관리하는 데 도움을 주도록 협력하는 클라우드 서비스 공급업체인 Greenhouse Software, Inc.의 채용 소프트웨어에 저장됩니다. 지원자가 지원 절차의 다음 단계로 넘어가면 평가 기관을 비롯하여 필요한 경우 당사를 대신하여 심사를 실시하는 기관인 Validata Group B.V.(D/B/A CV-OK)와 협의하여 개인 정보를 공유할 수도 있습니다. CV-OK는 (필요한 경우) 범죄 정보를 처리할 수 있는 Dutch Data Protection Authority(네덜란드 개인 정보 보호 기관)의 라이선스를 보유하고 있습니다. 쿠키를 통해 수집된 개인 정보는 해당 쿠키 공급업체에 의해 처리됩니다. 자세한 내용은 쿠키 정책을 참조하시기 바랍니다.
  • 당사는 주문을 이행하기 위해 필요한 경우 고객 연락 담당자의 개인 정보를 3와 공유할 수도 있습니다. 예를 들어 (필요한 경우) 판매자나 규제 기관과 개인 정보를 공유할 수도 있습니다.
  • 감사자, 컨설턴트, 변호사, 회계사와 같은 외부 자문가와 공유합니다. 예를 들어 회계사가 고객 연락 담당자의 개인 정보에 접근할 수도 있습니다.
  • 법 집행 기관 또는 정부 기관과 공유하는 등 법률, 법원 명령 또는 기타 법적 절차에 의거하여 공유해야 하거나, 당사의 법적 권리를 확립하거나 행사하기 위해 공유하거나, 기업 거래와 관련하여 공유합니다.
  • 귀하가 동의하거나 법규에 따라야 하는 경우 기타 3와 공유합니다.


5.   개인 정보를 어떻게 보호합니까?

당사는 귀하의 개인 정보가 손실 및 남용되거나, 제3자가 개인 정보에 무단으로 접근하지 못하도록 보호하기 위해 적절한 기술 및 조직 차원의 조치를 포함하여 엄격한 보안 정책을 채택했습니다. 당사는 오프라인과 온라인 모두에서 엄격한 접근 권한을 적용하고 서버를 정기적으로 백업하며 안전한 연결을 제공합니다. 당사 서버는 네덜란드에 설치되어 있습니다.


6. 귀하의 권리는 무엇입니까?

귀하는 개인 정보 주체로서 당사가 개인 정보를 처리하는 과정에서 행사할 수 있는 다양한 권리를 보유합니다.
  • 접근권귀하는 당사가 보유하고 있는 귀하의 개인 정보 사본을 요청하여 받고 당사가 개인 정보를 어떻게 사용하는지 자세히 알아볼 수 있는 권리가 있습니다. 귀하의 개인 정보는 일반적으로 디지털 방식으로 제공되거나 당사가 귀하에게 사내에서 개인 정보를 볼 수 있는 가능성을 제공할 수도 있습니다. 당사는 요청받은 정보를 제공하기 전에 신원 증명을 요구할 수도 있습니다.
  • 정정권당사는 당사가 보유하고 있는 귀하의 정보가 정확하고 완전하도록 보장하기 위해 합리적인 조치를 취합니다. 그러나 정보가 정확하고 완전하다고 생각되지 않는 경우 당사가 처리하는 불완전하거나 부정확한 개인 정보를 수정하도록 요청할 수 있는 권리가 있습니다.
  • 삭제권귀하는 개인 정보가 원래 수집 목적으로 더 이상 필요하지 않은 경우, 개인 정보가 더 이상 사용되지 않는 경우, 개인 정보 처리 근거에 대한 동의를 철회하는 경우 등 당사에 개인 정보를 삭제하도록 요청할 수 있는 권리가 있습니다. 그러나 이 권리는 다른 요인과 균형을 이루어야 합니다. 예를 들어 당사는 특정 법적 의무 또는 규제 의무로 인해 귀하의 요청을 준수하지 못할 수도 있습니다.
  • 처리 제한권귀하는 당사가 보유하고 있는 귀하의 개인 정보가 부정확할 수 있거나 당사가 더 이상 개인 정보를 사용할 필요가 없다고 생각되는 경우 등 특정 상황에서 당사에 개인 정보 사용을 (일시적으로) 중단하도록 요청할 수 있는 권리가 있습니다.
  • 개인 정보 이동권귀하는 당사에 제공한 개인 정보를 원하는 제3자에게 전송하도록 요청할 수 있는 권리가 있습니다. 이 권리는 귀하가 당사에 개인 정보를 제공한 경우, 당사가 귀하의 동의를 받아 자동화된 수단으로 개인 정보를 처리하는 경우 또는 당사가 귀하와 체결한 계약에 따른 의무를 이행하는 경우에만 행사할 수 있습니다.
  • 반대권귀하는 당사의 적법한 이익에 근거한 개인 정보 처리에 반대할 수 있는 권리가 있습니다. 당사는 당사의 적법한 이익에 근거한 목적을 위해 귀하가 반대를 제기하는 경우 개인 정보 처리를 위한 강력하고 정당한 근거가 없는 한 더 이상 해당 근거로 개인 정보를 처리하지 않습니다.
  • 자동화된 개인 의사 결정과 관련된 권리귀하는 귀하에 관하여 법적 효력을 초래하거나 이와 유사하게 귀하에게 중대한 영향을 미치는 프로파일링을 포함한 자동화된 의사 결정에만 근거한 결정의 대상이 되지 않을 권리가 있습니다. 귀하가 자동화된 결정의 대상이 되었고 그 결과에 동의하지 않는 경우 아래에 나와 있는 연락처 정보로 당사에 연락하여 해당 결정을 검토하도록 요청할 수 있습니다.
  • 동의 철회권당사는 특정한 경우 귀하의 개인 정보를 처리하는 데 동의하도록 요청할 수도 있습니다. 귀하가 동의하면 언제든지 동의를 철회할 수 있는 권리가 있습니다. ACT는 귀하가 동의를 철회한 후 가능한 한 빨리 추가적인 개인 정보 처리를 중단합니다. 그러나 동의를 철회하기 전에 이루어진 개인 정보 처리의 합법성에는 영향을 미치지 않습니다.
귀하의 권리를 행사하고자 할 때는 본 개인정보 취급방침 제7절에 나와 있는 이메일 또는 전화번호로 당사에 연락하여 문의하시면 됩니다. 해당 권리마다 예외와 제한 사항이 있으며 당사는 귀하의 요청을 준수하지 않아도 될 수 있습니다.


당사가 귀하의 불만 사항을 처리하는 방식에 만족하지 않거나 당사에 불만을 제기하고 싶지 않은 경우 www.autoriteitpersoonsgegevens.nl을 통해 Dutch Data Protection Authority(Autoriteit Persoonsgegevens)에 불만 사항을 제출하실 수도 있습니다.



7.  연락처 정보

본 개인정보 취급방침을 읽고 나서 ACT 그룹에 속한 하나 이상의 법인이 개인 정보를 처리하는 방법에 대해 궁금한 점이 있거나, 개인 정보 보호법에 따라 권리를 행사하고 싶거나, 당사가 개인 정보를 사용하는 것에 대해 불만을 제기하고 싶은 경우 ACT 그룹 핵심 연락 담당자에게 +31(0)20-2199268번으로 전화하거나 HStrikwerda@actcommodities.com으로 이메일을 보내 문의하시면 됩니다.


8.  변경 사항

때에 따라 개인 정보 처리 또는 관련 법률이 변경될 수 있습니다. 그러한 경우 본 개인정보 취급방침을 수정할 수도 있습니다. 주요 변경 사항이 있는 경우 웹사이트에 업데이트 버전을 게시하거나 (가능한 한) 이메일을 보내 해당 변경 사항을 알려 드립니다.



버전 2023년 8월